内蒙古大学会议中心管理制度

第一章  总则

第一条  为规范内蒙古大学会议中心（以下简称“会议中心”）的管理与使用，提高资源利用效率，保障各类会议、学术活动优质、高效、有序开展，提升服务品质与管理水平，特制定本制度。

第二条  本制度适用于学校各校区内由会议中心统一管理的所有会议室、报告厅、多功能厅等场地（以下统称“会议室”）。

第三条  会议中心实行“统一管理、预约使用、规范服务、保障安全”的原则，致力于为全校师生提供专业化、精细化的会议服务。

第二章  预约管理

第四条  所有会议室均实行预约使用制。校内各单位应至少提前一个工作日，通过学校信息门户网站或“智慧内大”APP的“会议室预约”模块提交申请。申请时须注明具体联系人及联系方式，以便工作对接与应急联络。

第五条  会议中心管理员负责根据会议室资源情况，对常规会议申请进行审批。涉及学术会议、报告、讲座、论坛等活动，申请单位须按学校规定完成内容审核：可通过线下填写《内蒙古大学讲座论坛学术会议审批备案表》报宣传部审核，或通过“智慧内大”APP中的“讲座论坛审批”模块提交线上审批；两种方式任选其一，申请单位须将审核通过的凭证提交会议中心备案后，方可使用会议室。

第六条  预约成功后如需变更或取消，申请单位须及时在系统内操作或通知会议中心。未经批准，任何单位或个人不得擅自使用或占用会议室。

第三章  使用管理

第七条  使用单位需做到：

（一）爱护会议室设施设备，未经允许不得擅自移动、拆卸、外借。

（二）按预约时间使用，不得超时。如需延时，请及时和会议中心联系。

（三）维持会场秩序与环境卫生，禁止喧哗、吸烟、乱贴乱画。

（四）会议结束后，协助恢复场地，通知会议中心工作人员进行交接。

第八条  会议中心职责：

（一）组织协调专职技术人员，为会议提供音响、投影等专业设备的调试与保障服务。

（二）督导会务服务流程与标准执行。

（三）负责安全巡查与管理。

第九条  校内教学、科研、管理工作使用会议室免收费用。涉及校外单位或经营性质的校内活动，收费标准另行规定。

第四章  会场环境质量与物品卫生管理

第十条  为保障与会人员健康与舒适，会议室须配备温湿度计及二氧化碳监测仪，由会服人员在会前、会中定时监测记录。

（一）温度

服务中宜按夏季22—25℃、冬季20—24℃主动调控。超出范围时立即调节空调。

（二）相对湿度

夏季：40%—65%；冬季：30%—50%。湿度过低可用加湿器，过高则开启空调除湿。

（三）二氧化碳浓度

二氧化碳浓度≤0.10%（即1000ppm）。浓度接近或超标时，须加大空调风量或在会间立即开门窗通风。

第十一条  会议结束后，所有茶杯须遵循“一倒、二预洗、三机洗消毒、四保洁”的专业流程进行处理，确保感官清洁与卫生安全。

（一）回收与倾倒：使用专用回收盆将茶杯撤回洗消间，首先彻底倾倒杯内残渣及茶叶。

（二）人工预洗（关键步骤）：在专用预洗池内，使用专用清洁抹布和中性洗洁精，对杯口、内壁及底部进行彻底擦洗，重点去除茶垢、口红印等顽固污渍。预洗后需在流动清水下将杯内外洗洁精彻底冲净。（注：该抹布必须“专布专用”，并严格按第十二条要求及时消毒）

（三）机洗与热力消毒：将预洗后的茶杯正确码放至商用洗碗（杯）机传送架，运行完整的“清洗－消毒－烘干”程序。该程序的消毒阶段应确保水温达到85℃以上，或80℃以上持续冲洗1分钟以上，以达到国家规定的热力消毒标准。

（四）检查与备用：消毒后杯体应干燥、无水渍。经抽查合格后，将茶杯分类整齐摆放入各会议室专用密闭保洁柜内备用。

第十二条  毛巾、抹布须分类使用、分开消毒：

（一）分类收集：按用途（擦杯具、擦桌、设备、地面）严格区分，污物分开存放。

（二）清洗消毒：

化学消毒：使用有效氯浓度250mg/L的含氯消毒液（按消毒液：水=1:100比例），完全浸泡30-60分钟后，用清水彻底漂净。

热力消毒：可采取煮沸方式，水沸后持续维持15分钟以上。

（三）晾晒存放：毛巾晾干后，存放于专用清洁储物柜，保持干燥。

第五章 会务服务标准与值班安排

第十三条  会务服务基本流程与标准

（一）会前准备（会前60分钟完成）

1．环境整理：清洁桌椅、地面，确保物品（桌椅、茶杯、纸笔、话筒）摆放横竖成线，整齐划一。

2．设备检查：专职技术人员提前开启并调试音响、话筒、投影、网络等设备，检查并确保“服务呼叫设备”处于正常工作状态。

3．物料准备：按要求摆放纸笔、茶杯（预置茶叶）、饮用水等，检查补充各项耗材。

4．物料保障分工：对于参会人数100人以上的大型会议，会议所需茶叶、咖啡、矿泉水等专项消耗品，由会议主办单位自行负责并提前配置。其余常规会议物料由会议中心按标准提供。

（二）会中服务

1．定时续水：一般会议每15—20分钟续水一次。动作轻缓，避免声响及触碰参会者。

2．环境维护：适时调节空调温度，保持会场周边安静。

3．呼叫响应（针对重要会议室）：重要会议室配备倒水服务呼叫设备。会服人员收到呼叫信号后，须在2分钟内轻声进入会议室响应需求。会前应向会议主持人说明设备使用方法。

4．有关要求：服务期间手机不得带入会议室，保持微笑，热情响应，不得外传会议内容。

（三）会后整理

1．关闭所有设备、空调、照明，检查电源、窗户安全。

2．回收、清洗、消毒茶杯，整理桌椅，清理垃圾。

3．使用专用清洁剂擦拭桌椅、设备表面，检查并补充损耗品。

第十四条  日常周期性工作

（一）每周大扫除（通常周一）：对所有会议室进行深度清洁（桌椅柜体、椅子腿、门窗、墙面、踢脚线、显示屏及设备架体等）；补充茶叶、纸笔、湿巾等耗材；为指定设备充电；检查并确保充电宝电量充足。

（二）定期专项工作：为绿植浇水、擦拭叶片；吸尘清洁地毯并清洗配件；对所有抹布、毛巾进行消毒；定期完成校领导办公室指定区域的清洁工作（如有）。

（三）无会议时段工作：及时清洁会议室墙面、玻璃、地毯，维护整体环境。

第十五条  值班安排

（一）平日值班：周一至周五，每日安排一名会服人员在岗值班。若无会议安排，值班人员可按17:30正常下班；若有会议，则需值守提供会议服务，最晚值班至19:00。

（二）周末值班：周六、周日各安排一名会服人员轮流在岗值班，确保“有会必在岗，需求速响应”。

（三）假期值班：寒暑假等长假期间，须提前制定并公布详细值班表，明确人员、时间与职责，确保会议服务不间断。值班人员须确保联络畅通，随时到岗。

第六章 服务理念与培训

第十六条  会议中心倡导“精细化、规范化、主动化”的服务理念，鼓励工作人员变被动服务为主动服务，通过观察与预判持续提升服务品质。

第十七条  会议中心应定期组织会服人员参加专业技能、服务礼仪、设备操作及安全知识培训，并进行考核，致力于打造一支专业、高效、热情的服务团队。

第七章 附则

第十八条  对违反本制度规定的单位或个人，会议中心有权进行劝阻、警告，直至暂停其会议室使用资格；造成设施设备损坏或遗失的，须照价赔偿。

第十九条 会议中心可根据实际情况对本制度进行修订与完善。

第二十条 本制度自发布之日起施行，由党政办公室负责解释。